Pengertian Housekeeping
- AGUSNAWAR (2002:20)
housekeeping, house dan to keep
Housekeeping adalah bagian atau Dept yg mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, memperbaiki kerusakan dan memberikan dekorasi dgn tujuan agar hotel tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan penghuninya.
- RUMEKSO (2000:1 )
Housekeeping Deptadalah bagian yg bertugas dan bertanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapian, keindahan dan kenyamanan di seluruh areal hotel, baik di luar gedung maupun di dalam gedung, termasuk kamar-kamar tamu, ruangan-ruangan yg disewa oleh para tamu, restaurant, offices serta toilet.
Divisi dalam Housekeeping menurut Margaret M. Kappa (1990:21)
GUEST ROOMS
CORRIDORS
PUBLIC AREAS
POOL
OFFICE
STORAGE AREA
LINEN
LAUNDRY
EMPLOYEE LOCKER ROOM
MEETING ROOMS
DINNING ROOMS
BANQUET ROOMS
EXERCISE ROOMS
Etc
Rumekso dan Agus Sulastiyono membagi Housekeeping menjadi 4 seksi, yaitu
1. Floor Section
2. Houseman Section
3. Linen & Uniform Section
4. Laundry Section
Job Desc Masing-Masing Bagian
a. Job Desc Executive Housekeeping
1) Merencanakan program kerja dan anggaran dept.Tata Graha
2) Menghub FO utk mendapatkan info TEAL, GIHL, Vip List, EDL utk diteruskan ke room sup
3) Memberikan perhatian khusus kpd tamu Vip
4) Mengadakan pengawasan agar rencana kerja yg telah disusun dpt berjalan dgn sebaiknya
5) Menampung, menelaah dan bertindak thd semua complaint tamu
6) Mengadakan pelatihan
7) Bertanggung jawab atas semua biaya utk keperluan operasional HK (Pembelian alat, obat pembersih,lena,GS,GA)
8) Membuat evaluasi kerja bawahan setiap bln.
Membina hub kerjasama yg harmonis dgn dept lainya
b. Job Desc Asst. Executive Housekeeping
1) Membantu EHK membuat program pelatihan, petunjuk pelaksanaan tugas, dan melaksanakan pelaksanaan program pelatihan karyawan.
2) Mengontrol hasil kerja bawahan yg meliputi disiplin, hasil kerja, dan mutu pekerjaan.
3) Memonitor dan mengontrol situasi kamar yg ada hub dgn CI,CO,RC dan kamar OO
4) Menhadiri pertemuan antar pimpinan bila EHK berhalangan
5) Mengontrol pemakaian alat2 dan bahan pembersih
6) Menyelesaikan masalah yg timbul di HK
7) Mengajukan permohonan pembelian alat2, bahan pembersih, lena GS,GA kpd EHK.
8) Memimpin dan membuat jadwal kerja Sup
9) Mengkordinasi Sup beserta bawahannya
c. Job Desc Housekeeping Secretary
1) Membuat Work schedule utk Floor Sup/houseman Sup, Office Clerk, maupun Room /PA attendant
2) Membuat laporan harian, Mingguan, maupun bulanan atas penggunaan berbagai obat pembersih oleh Room Attendant/Houseman
3) Menerima, mencatat, menyimpan dan merawat barang temuan milik tamu di area hotel
4) Melayani penukaran jadwal kerja , laporan lembur
5) Melayani permohonan ijin, cuti dll
6) Membuat pengumuman untuk HK crew
7) Mencatat dan melaporkan kpd EHK bila ada barang milik hotel dibawa tamu saat CO /Dirusak oleh tamu
8) Melaporkan kpd EHK bila ada complaint tamu yg tdk dpt diatasi oleh Sup
9) Membuat jadwal in house training bagi karyawan HK
10) Mengarsipkan surat keluar, surat masuk dll
11) Menerima telpon dari dr dept lain serta menindak lanjuti
12) Menerima order/permintaan tamu dr dlm kamar dan menyampaikannya kpd roomboy utk segera menindaklanjuti
13) Membuat Work order, Purchase Requisition, Membuat Store Room Requiisition, Housekeeping Report, Menerima Banquet Event Order
d. Jod Desc Chief Floor & Chief Houseman
1) Bertanggung jawab thd operasional sehari-hari serta melakukan penyelesaian masalah yg terjadi di kamar tamu
2) Memberikan penugasan dan arahan yg harus dijalankan oleh karyawan di Floor Section serta meyakinkan bahwa pelaksanaan kerja dijalankan sesuai dgn SOP yg ditentukan
3) Menyusun jadwal kerja sesuai dgn kondisi dan situasi
4) Membuat laporan dan data-data kondisi kamar utk program perawatan atau perbaikan yg diserahkan kpd Ast EHK
5) Melakukan pengawasan thd penggunaan peralatan yg disediakan utk operasional di HK
6) Melakukan pemeriksaan secara rutin terhadap proses pelaksanaan pemeliharaan dan penyimpanan peralatan keperluan Floor section spt trolley dll
7) Menyusun Program General cleaning
8) Melakukan inspeksi area secara rutin
e. Jod Desc Chief Linen and Uniform
1) Bertanggung jawab thd operasional sehari-hari serta melakukan penyelesaian masalah yg terjadi di Linen Room
2) Menyusun jadwal kerja
3) Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap linen yg dikirim ketiap-tiap floor maupun F&B outlet
4) Membuat laporan dan data-data linen dan uniform yg diserahkan kpd Ast EHK
5) Melakukan pengawasan thd penggunaan peralatan yg disediakan utk operasional di Linen & Uniform room
6) Melakukan inventarisasi secara berkala terhadap semua linnen & Uniform
f. Jod Desc Chief Laundry
1) Bertanggung jawab thd operasional sehari-hari serta melakukan penyelesaian masalah yg terjadi di Laundry Section
2) Menyusun jadwal kerja
3) Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap semua cucian yg dikirim baik itu cucian milik hotel maupun tamu
4) Mengontrol pemakaian alat2 dan bahan pembersih
5) Menyelesaikan masalah yg timbul di Laundry
6) Mengajukan permohonan pembelian alat2, bahan pembersih, kpd EHK.
g. Job Desc Floor Supervisor
1) Bertanggung jawab thd kebersihan, kamar tamu sesuai dgn SOP yg ditentukan
2) Melakukan handing over dgn floor sup night dan evening shift pd saat akan menyelesaikan tugas
3) Memeriksa daftar kehadiran Room attendant
4) Memeriksa kondisi kamar dan melaporkan status kamar sesuai dengan pemeriksaan yg ada
5) Memeriksa secara teliti kamar yg akan digunakan hari itu berdasarkan EAL yg diberikan oleh FO
6) Melengkapi laporan data status kamar pada Sup Report
7) Membuat Laporan Maintenace request utk engineering menindaklanjuti, mengawasi dan memeriksa kembali
8) Berkomunikasi terus menerus dgn Order taker tentang perubahan dan updating status kamar
9) Menerima dan memeriksa laporan Room Attendant
10) Melakukan brefing setiap hari dan menjalankan prosedur kemanan dan keselamatan kerja
h. Job Desc Houseman Supervisor
1) Bertanggung jawab thd kebersihan, public area sesuai dgn SOP yg ditentukan
2) Melakukan handing over dgn PA Sup night dan evening shift pd saat akan menyelesaikan tugas
3) Memeriksa daftar kehadiran Staff public area
4) Memeriksa kondisi are umum ( rest, bar, ruang rapat dsb
5) Melengkapi laporan dalam PA Sup Log Book setiap shift
6) Membuat Laporan Maintenace request utk engineering menindaklanjuti, mengawasi dan memeriksa kembali
7) Mengawasi pelaksanaan program pemeliharaan secara berkala seperti pencucian lantai karpet dll
8) Melakukan brefing setiap hari dan menjalankan prosedur kemanan dan keselamatan kerja
i. Job Desc Room Attendant
1) Menerima penugasan dan pengarahan dari floor Sup.
2) Melakukan handing over dr Room attendant night shift,morning shift dan evening shift
3) Menyiapkan trolley dgn perlatan kerja, guest suplies, cleaning supplies dan linen untuk setiap floor station ( dilakukan room attendant night shift)
4) Memerikasa status kamar sesuai dgn EAL diarea yg ditugaskan, kondisi dan melaporkan status kamar sesuai dgn hasil pemeriksaan
5) Melaporkan kpd Floor Sup jika terjadi perbedaan status kamar
6) Membersihkan kamar sesuai dgn SOP
7) Melakukan turn down service dan membersihkan kamar yg late check-out, membantu pengiriman laundry yg bersih kemar2 ( diilakukan room attendant evening shift)
8) Membuat room attendant report dan mengembalikan kunci pada saat akhir penugasan
9) melaporkan kpd Floor Sup / order tajer jika ada barang tamu yg tertinggal
10) Menjaga penggunaan dan pemakaian atas biaya yg dikeluarkan utk penggunaan guest suplies dan cleaning suplies
j. Job Desc Houseman Attendant
1) Melakukan handing over dengan morning, evening and night cleaner pada saat menyelesaikan tugas
2) Membersihkan standing ashtray di area lobby dan area umum lainnya
3) Melakukan dusting di tangga, furniture, area umum
4) Membersihkan, sampah, lantai dgn sweeping dan mopping, kaca dan jendela di lobby, toilet dan area umum lainnya
5) Membersihkan restaurant atau F&B Outlet selepas makan pagi, siang dan malam.
6) Membersihkan back office, selepas office hour dan employee room, kantin, koridor dan ruang parkir
7) Membantu mengosongkan sampah dan linen kotor dari room attendant trolley
8) Menjaga kondisi meeting room, ruang banquet dalam keadaan rapi dan bersih
9) Mengikuti briefing setiap hari
k. Job Desc Linen Attendant
1) Mengatur dan menyiapkan linen yg akan di pakai oleh HK serta F&B outlet
2) Menyiapkan towel untuk HK
3) Menerima linnen kotor
4) Menerima linnen bersih yg sudah dicuci dari laundry, memeriksa, menghitung, mencatat dan menyimpannya
5) Memelihara linnen
6) Melakukan pengecekan linnen yg akan dikirim
7) Melakukan inventarisasi secara berkala
8) Membuat laporan linnen yg hilang
9) Menjaga keamanan dan kebersihan linnen room
l. Job Desc Uniform Attendant
1) Menerima dan memeriksa semua uniform baru yg dikirim oleh penjahit berdasarkan pesanan
2) Memberikan tanda kode pd uniform berdasarkan nama pemilik, serta dept dimana karywan bertugas
3) Menyimpan dan merawat uniform karyawan
4) Melayani penukaran uniform kotor dgn uniform bersih
5) Menyerahkan uniform yg rusak kepada seamstress utk diperbaiki
6) Mengirim uniform kotor kelaundry, menerima dan mengeceknya setelah dicuci
m. Job Desc Laundry Attendant
1) Bertanggung jawab terhadap semua cucian yg dikirimkan
2) Mengecek setiap laundry bag apakah sesuai dgn laundry list
3) Memeriksa cucian barangkali ada barang yg terbawa
4) Mengecek cucian mungkin ada kancing yg lepas, jahitan yg robek, terkena noda
5) Memberi tanda kode pada cucian sesuai dgn no kamar
6) Menyetrika dan menyerahkan kembali cucian yg telah selesai untuk di kembalikan ketamu dan ke linen room untuk disimpan
Hubungan Housekeeping dengan departemen lainnya
a. Housekeeping dengan Front Office
* Front Office
1) Mengirimkan EAL, EDL
2) Mengirimkan daftar tamu VIP, flower request
3) mengirimkan perubahan kamar baik yg masih di pesan atau yg sudah ditempati
4) mengirimkan daftar tamu yg menginap di hotel
5) melaporkan complaint tamu tentang kondisi kamar
6) memberi tahu jika ada tamu yg check in tanpa membawa barang, Tamu yg akan check-out
7) Menanyakan apakah ada bill laundry, minibar yg belum dikirim ke FOC
8) Menginformasikan jika ada barang hotel yg dibawa tamu kemudian dititipkan di FO agar HK segera mengambil kembali
*Housekeeping
1) Menyiapkan kamar yg akn segera ditempati
2) Memasang extra bed/baby cot utk kamar yg memerlukan
3) Memberitahukan jika ada kamr yg sdang rusak
4) Melaporkan barang tamu yg tertinggal
5) Melaporkan ke FO jika tamu pingin pindah kamar / tambahan kamar
6) HK menyedikan, menyimpan dan merawat uniform yg digunakan oleh FO
7) Merangkai bunga utk dipasang di lobby dll
8) Melaporkan ke FOC minibar yg diminum oleh tamu
9) Mengirim billl-bill laundry dll
10) memberitahukan jika ada barang kamar yg dirusak oleh tamu
11) Menanyakan tamu-tamu yg belum check-out yg sudah melebihi waktu check-out
b. Housekeeping dengan F&B
* F&B
1) Menyediakan makanan dan minuman bagi karyawan HK
2) Memasang dinner set untuk kamar suite
3) Men set up: wellcome fruite, cockies kedalam kamar VIP
4) Mengirim BEO kpd HK
5) Meminta bantuan HK utk membersihkan Rest, menambah /mengurangi meja kursi
6) Meminta bantuan merubah /membongkar layout dlm Banquet hall.meeting room
7) Membuat room service menu utk di kamar
8) Membuat flayer mengenai kegiatan yg diselenggarakan F&B serta meminta HK untuk menempatkannya di kamar
* Housekeeping
1) menyediakan, merawan dan menyimpan uniform karyawan F&B, linnen supplies baik untuk keperluan sehari-hari maupun jika ada event
2) Memberitahu kpd room service utk prepare kamar yg VIP
3) Melaporkan ke room service jika ada barang yg habis dipakai oleh tamu untuk di clear up
4) Membantu F&B Jika ada event , dengan memasang deokrasi, bunga, memasang meja maupun kursi
5) Menjaga kebersiha seluruh ruangan F&B outlet kecuali kitchen/pastry
c. Housekeeping dengan HRD
*HRD
1) Melakukan pemanggilan karyawan, menseleksi, serta menempatkannya
2) Memberikan pelatihan, kursus utk pengembangan SDM
3) Memberikan House rule kpd karyaawan dmn didlmnya terdapt larangan, hak dan kewajiban
4) Memberikan penilainan terhadap hasil kerja karyawan
5) Memberikan penghargaan bagi karyawan yg berprestasi
6) Memperhatikan kesejahteraan, berupa tunjangan, asuransi dll
7) Mempertimbangkan usul kenaikan gaji, dan jabatan
* Housekeeping
1) Mengajukan permintaan penambahan karyawan bila diperlukan
20 Memberikan masukan kpd personalia mengenai penilaian karyawan
3) Mengajukan permohonan cuti, melaporkan karyawan yg lembur
4) Melaporkan absensi karyawan HK setiap bulan
5) Menyampaikan pengumuman mengenai kebijakan dari management kpd karyawan
d. Housekeeping dengan Accounting
*Accounting
1) Memberikan gaji kpd karyawan termasuk tunjangannya
2) Membayar uang lembur karyawan
3) Mengeluarkan dana utk pengadaan barang keperluan HK
4) Membayar asuransi karyawan baik asuransi kesehatan maupun kecelakaan kerja
5) Meminta laporan penggunaan guest suplies dan cleaning suplies
6) Menerima Purchase Requestition dr HK utk pembelian alat-alat kerja
7) Membelikan perlengkapan yg dibutuhkan HK
8) Melaporkan jika barang sudah teredia dan barang yg stocknya habis
*Housekeeping
1) Menyediakan, merawat dan menyimpan seragam milik accounting dept
2) Membuat laporan penggunaan bahan pembersih dan guest supplies
3) Memberi laporan bila ada barang hotel yg rusak terbawa tamu sebagai laporan penyusutan barang
4) Memberikan laporan hasil invetarisasi barang-barang/alat-alat
5) membuat Purchase requestition kpd purchasing dept
6) Mengirim daftar nama barang yg akan di beli serta spesifikasinya
7) Mengecek barang yg sudah dibeli sesuai atau tidak
e. Housekeeping dengan Security
*Security
1) Melakukan tugas pengamanan seluruh area HK
2) Memantau keluar masuknya tamu
3) Menangani barang-barang yg hilang baik barang tamu maupun hotel yg hilang di area hotel
4) Mengawasi karyawan HK pd saat masuk kerja
5) Melakukan body checking bagi karyawan yg pulang setelah selesai bertugas
*Housekeeping
1) Menyediakan dan merawat uniform utk security
2) Memberitahukan security bila akan ada tamu-tamu VIP
3) Meminta pengamanan area tugas HK
4) Melaporkan jika ada barang tamu yg hilang
f. Housekeeping dengan Engineering
*Engineering
1) Melakukan perbaikan thd mesin maupun peralatan yg digunakan oleh HK
2) Melaksanakan pekerjaan sesuai WO yg diberikan HK
3) Memasang perlengkapan alat-alat mesin dan memberitahukan cara kerjanya
4) Memberitahukan perubahan no tlp
5) Meminjamkan perlengkapan utk kegiatan event
6) Memberitahukan jika akan ada pemadaman listrik serta menginformasikan ke HK bila akan diadakan uji coba alarm
* Housekeeping
1) Melaporkan kerusakan yg terjadi di lingkungan kerja HK
2) Membuat WO
3) Menyediakan dan merawat seragam engineering
4) Memberitahukan jika ada lampu yg mati
5)Meminta bantuan kepada engineering mengenai pengoprasian mesin di HK
g. Housekeeping dengan Sales Marketing
* Sales Marketing
1) Memberitahukan HK jika akan ada confrence, weeding dll
2) Memberitahukan jika ada perubahan tanggal, peserta, tempat dlm acara di function room
3) Meminta bantuan HK untuk memasang spanduk dan dekorasi ruangan
4) Meminta bantuan HK utk menyebarkan flayer ke kamar jika ada pertunjukan, pameran dll
* Housekeeping
1) Menyimpan dan merawat uniform
2) Membersikan marketing office
3) Membersihakan ruangan function room yg akan digunakan
4) Membuat layout meja kursi sesuai order
5) memasang spanduk flayer dll
Jenis Form di Housekeeping
HOUSEKEEPING REPORT
SUPERVISOR REPORT
ROOM ATTENDANT REPORT
DISCREPANCY REPORT
REFUSED SERVICE TAG
LOST & FOUND TAG/LOG BOOK
MAINTENANCE REQUEST FORM
KEY CONTROL BOOK
FLOWER EXPEDITION LOG BOOK
EXPRESSION ORDER
PURCHASE REQUEST
LAUNDRY LIST
widewire 